Antecedentes:
Este periodo se inicia con la utilización de la Partida Doble, expresión que se usa hace aproximadamente cinco siglos, el cual está dividido en dos partes: DEBE y HABER, en la que se aplican principios matemáticos con la finalidad de hacer una suma de términos positivos y negativo, totalizando separadamente para luego restar de los totales que en resumen viene a ser una suma algebraica o saldo.
En el año 1494, el Monje Italiano Fray Lucas de Pacciolo por primera vez alcanza al mundo entero la Partida Doble para ser aplicada a la Contabilidad que a fines del siglo XV, la Contabilidad era deducida del algebra, siendo el DEBE y el HABER expresiones matemáticas, que se expresan o relacionan con lo positivo y negativo transferidos a la Contabilidad, así por ejemplo el signo POR colocado antes del nombre de una cuenta esta deberá ser cargada determinándose por costumbre que debe ser anotada en el lado izquierdo; en tanto el signo A indica que la cuenta debe ser abonada y por lo tanto deberá ser reflejada en el lado derecho.
Aunque a veces se tienden a confundir, teneduría de libros no es lo mismo que contabilidad, sino que la teneduría de libros se puede considerar como una parte de la contabilidad.
La contabilidad es un concepto mucho más amplio el cual conlleva adicional a la teneduría de libros, el análisis y la interpretación de la información suministrada por los libros de contabilidad y los estados financieros, información que ha sido posible generar gracias al arte de la teneduría de libros, pues a ella es que se debe el registrar los hechos económicos. Con la aparición del software de contabilidad, la teneduría de libros ha perdido vigencia, toda vez que el sistema se encarga de entregar la información completa y lista para ser interpretada y analizada.
Al ser la contabilidad una herramienta de análisis e interpretación de la información de la empresa, cada día cobra más importancia a nivel de la alta dirección, puesto que es la contabilidad la base sobre la cual se han de tomar decisiones económicas y financieras por los administradores.
El verdadero valor agregado de la contabilidad y del contador, es precisamente el diagnostico que se le presenta a la empresa de su realidad económica y financiera, de las proyecciones y tendencias que se pueden identificar con base a esa realidad. De la posibilidad que ofrece de identificar falencias y oportunidades y de formular estrategias adecuadas para una situación u otra.
La contabilidad le dice a la empresa como ha estado, como está y como estará, y para tener ese conocimiento no es suficiente con tener una caja de libros impresos, sino que se deben interpretar esos valores en concordancia con la realidad del medio, lo cual supone también que la contabilidad debe apoyarse en otras ramas de las ciencias económicas, para lograr su objetivo cual debe ser el convertirse en una herramienta gerencial para la empresa de allí viene el nombre de Gerencia.
No se pueden tomar decisiones sin conocer las ventas y su comportamiento, sin conocer el comportamiento de los costos de producción o comercialización, sin conocer el perfil y comportamientos de los clientes y proveedores, sin conocer a sus propios empleados, y todo eso se puede extraer de la contabilidad.
Si no se conoce el margen de utilidad y el nivel de consumo de recursos de cada una de las áreas de la empresa y de cada uno de los productos, no se podrá decidir sobre estrategias a seguir, ni se podrá definir hacia donde expandirse, que producir y que dejar de producir, etc. Y todo esto es posible gracias a la contabilidad y a un contador público capaz de leer, interpretar y analizar lo que dicen los libros de contabilidad y los estados financieros.
Partida Doble:
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aquí tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar, cargar o deudora, entre otras palabras débito. El haber es acreditar, abonar, entre otras palabras crédito.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Concepto de Teneduría de Libros:
Se entiende como teneduría de libros el registrar operaciones en los libros de contabilidad. Es el proceso de tomar los valores existentes en los soportes contables que sustentan la realización de los hechos económicos, y consignarlos en los diferentes libros de contabilidad, como el comprobante de contabilidad, el diario columnario, el mayor, balances y los libros auxiliares. El comprobante de contabilidad o comprobante de diario no es un libro de contabilidad, es un documento que permite resumir una serie de operaciones para luego trasladarlas a los libros de contabilidad.
Es el proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Por consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad posible.
Enseña el arte de registrar con claridad y eficiencia, los documentos o comprobantes de pago que intervienen en las operaciones comerciales en los libros de contabilidad con la finalidad de obtener a través de cuadros contables el resultado de las operaciones registradas.
Los libros que pertenecen a la teneduría de libros son el libro diario y el libro mayor:
1.1. EL LIBRO DIARIO:
El registro de cada transacción el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización, teniendo en cuenta el doble efecto de toda la transacción tiene sobre dicha estructura. Dicha transacción consta de dos lados, uno el debe (aparece el lado izquierdo) y el otro el haber (aparece el lado derecho).
En el cual se escriben con sus fechas sucesivas las operaciones que se van verificando, en términos precisos y claros con la circunstancias esenciales; a esto se le llama ARTICULO o ASIENTO, PARTIDA o ESCRITURA. Este libro se considera como el de la historia de la negociación. Actualmente se ha introducido una innovación con respecto al Diario y consiste en no escribir en el los asientos de Caja, constando dichos asientos solamente en el libro respectivo del mismo nombre. Tal variación proporciona economía del tiempo y trabajo, consiguiente a la omisión de las escrituras indicadas con referencia al expresado Diario, pero en cambio hace perder el merito de la reconcentración de toda la historia de los negocios en solo el repetido Diario dando esto por resultado o consecuencia, la dificultad de comprobación prontitud las sumas de unos libros con otros. Además trae esta práctica consigo algunas inconveniencias para los pases de los asientos del Diario y la Caja al Libro Mayor. En resumen la innovación no es de aceptarse.
El Jornal se diferencia del Diario b, en que en el primero se formulan los asientos, reuniendo varias operaciones de uno o diversos días bajo una sola fecha.
1.2. EL LIBRO MAYOR:
En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable .el cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el saldo se pueda calcular con facilidad.
Es un extracto del diario y sirve para unir en cada una de sus fojas todas las cantidades pertenecientes a una misma persona o cosa de las que directamente hayan causado negocio ,según indique el mismo Diario. Por folio del LIBRO MAYOR se entiende en las dos llanas que presenta el libro abierto, debiéndose marcar una y otra con igual número o foliatura en sus extremos. En la llana de la izquierda se apunta lo que la persona deba, y en la llana de la derecha lo que a ella se le ¡deba. Para verificar esto con toda claridad, se acostumbra poner debajo de cada número que marca la foja, DEBE en la izquierda, y HABER en la derecha, anotando en medio de las dos palabras el nombre de la persona a quien pertenezcan las cantidades que se consideren. A esta operación se le llama ABRIR UNA CUENTA.
Lo que se deja explicado respecto de las dos llanas que forman un folio del libro Mayor, también puede verificarse en una sola llana, separándola en dos partes iguales, que se dispondrán bajo el mismo respecto que las dos llanas antes referidas. Esta práctica se está generalizando en razón de que de ella resulta mucha economía de papel, y por consecuencia, del pago de estampillas respecto de las autorizaciones pues que en vez de dos una sola llana se ocupa.
El objeto de abrir a cada persona o cosa de las que hayan verificado negocio e indique el DIARIO , una cuenta eso El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aquí tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar, cargar o deudora, entre otras palabras débito. El haber es acreditar, abonar, entre otras palabras crédito.
El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribió el primer tratado contable.
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras).
Por medio de la comparación de la suma de todas las cantidades consideradas en el DEBE, con las consideradas en el HABER, la diferencia que hubiere, la cual se llama SALDO. Este será deudor si el debe tiene mayor que el haber y si al contario fuera mayor el HABER que el DEBE será ACREEDOR. De este hecho resulta el conocimiento de la cantidad que esta cuenta debe o se le debe, lo que se llama LIQUIDAR UNA CUENTA.
Para SALDAR o CERRAR las cuentas se entiende asentar en la columna que diere suma menor, la cantidad, lo que es igual, el saldo que le faltase para igualar la suma de la columna mayor ; después se bajaran las sumas bajo su línea respetiva , debiendo quedar las cantidades iguales ,y por último, se cortaran estas columnas con dos líneas en cada una de ellas , que se colocaran inmediatamente debajo de las cantidades : a esto se le llama CERRAR LA CUENTA.
Se advierte que por costumbre se observa que las dos sumas generales del DEBE y HABER de la cuenta, se coloquen en la misma dirección una con otra, pero como sucede muy frecuentemente que en una llana se ha escrito más que en otra, la parte en blanco que contenga menos se utilizara una línea diagonal operación que en la parte practica se pondrá en claro.
Objetivo:
Hemos recibido varios correos de estudiantes interesados en conocer el objetivo de la teneduría de libros, así que atendiendo las solicitudes de nuestros usuarios, expondremos a continuación nuestra opinión sobre el respecto a los objetivos que persigue lo que se conoce como teneduría de libros.
En primer lugar recordemos que la teneduría de libros es llevar los libros de contabilidad, es elaborarlos, prepararlos, es organizarlos y tenerlos a disposición de la empresa para cuando los requiera.
En este orden de ideas, el objetivo de la teneduría de libros no es otro que lograr uno de los propósitos de la contabilidad, que es registrar de forma cronológica los hechos económicos de la empresa.
Mediante la teneduría de libros se logran registrar, plasmar, imprimir en un libro físico o en un medio magnético, los hechos económicos sucedidos o desarrollador por la empresa.
Es mediante la teneduría de libros que se logra hacer la clasificación, organización y registro de cada operación de la empresa que es precisamente de lo que se ocupa la contabilidad mediante la teneduría de libros.
La teneduría de libros permite a la empresa tener a disposición la información contable y económica a través del tiempo, para ser consultada, para ser utilizada en la elaboración de informes, estudios, análisis, y lo más importante, para ser utilizada como una herramienta para la toma de decisiones.
En resumen, el objetivo de la teneduría de libros permitir que la contabilidad se vuelva realidad, puesto que es mediante la teneduría de libros que es posible llevar un registro cronológico e histórico de todo lo que sucede en la empresa en materia contable, económica y financiera.
Diferencias entre contabilidad y tendería de libros
Aunque a veces se tienden a confundir, teneduría de libros no es lo mismo que contabilidad, sino que la teneduría de libros se puede considerar como una parte de la contabilidad.
Se entiende como teneduría de libros el registrar operaciones en los libros de contabilidad. Es el proceso de tomar los valores existentes en los soportes contables que sustentan la realización de los hechos económicos, y consignarlos en los diferentes libros de contabilidad, como el comprobante de contabilidad, el diario columnario, el mayor y balances y los libros auxiliares.
La contabilidad se encarga de:
· Analizar y valorar los resultados económicos.
· Agrupar y comparar resultados.
· Agrupar y comparar resultados.
· Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
· Controlar el cumplimiento de lo programado.
En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:
· Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.
· Narrar en forma escrita los hechos contables.
· Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
6. Teneduría de libros y ciclo contable
La contabilidad moderna consta de un ciclo de seis etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la teneduría de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor.
6.1. Primer paso
El registro de cada transacción en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura Por ello, toda transacción tiene una doble vertiente o dimensión, una él debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera.
En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo: El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
6.2. Segundo paso
En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad.
Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada trabajador.
6.3. Tercer paso
Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de teneduría de libros del ciclo contable.
6.4. Cuarto paso
Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de resaltar hechos económicos que, aunque no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones ultimadas. A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación (que es el reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de los años de vida útil de dicha máquina); inventarios (valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (que consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).
6.5. Quinto paso
Una vez realizados los ajustes anteriores, el contable o contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptando éstos a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la hoja de trabajo (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa.
6.6. Sexto paso
Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrará los saldos del balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de cierre y paras la elaboración de los estados financieros.
Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la información asegurarse de que no ha omitido nada, entonces puede realizar los asientos de cierre en el diario y preparar los estados financieros. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese año.
Las hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene la siguiente información:
· Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre del período contable.
· Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes columnas:
- Una columna para el número de la cuenta,
- Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta
- Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el saldo deudor y otro para el saldo acreedor.
- Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber)
BIBLIOGRAFIA
Erlyn Zeballos ¨CONTABILIDAD GENERAL¨
